8个简略诀窍教你使用好时刻
文/Bill Trenchard
1、说不
当你的公司变得很优异了，你就会遇到更多的费事。好多人会经过LinkedIn，Email来跟你联络，要跟你去喝咖啡，要请你协助。这真是折磨人。就像你幼年的小伙伴，你只能牵强记住他的姓名，他却要你把Facebook上全部有影响力的朋友都介绍给他。这时你就得说：“No”。
要回绝他人是很难的。由于你也想报答一些什么，究竟曾经有这么多人协助过你。可是，在这方面你得有个底线，我也会教你一些比较简略say no的方法。
测验一下这个“No”模板—它是一个罐头回复，适用于任何你想say no的遍及状况。我最早是从Mark Suster那里听到这个做法，他是一个企业家和投资者，这个方法替我节约了许多的时刻，大大减轻了我的焦虑。举一个比如：
你好Bill，
很快乐收到你的音讯。期望你全部都好。我很走运，我的公司正开展的不错，但我现在压力很大，为了我的作业。我常去一些社交活动，但恐怕最近就不太便利。
祝好
Josh
这样的回复能够节约你的时刻和精力。让你不用再三回复相同的内容。最重要的是，他们不会再联络你了。这类处理方法很悠扬，也照实说明晰状况，但要记住把话说死，别留下时机，让他们再找上门来。
有了这个批处理模板，你能够跟出售人员说不。在投资者会议，假如你不想再投钱，你能够说不。投资者会有不少主张。你不用全都履行。董事会会有很随意的恳求。你不用赞同他们。针对这些状况逐个写下模板，包含在LinkedIn上的回复信息。包含你久别的朋友来Email要求一个会晤的答复。终究，你肯定会用到它们的。
2、做一个Email忍者
引荐给那些没用过SaneBox的人，我是它的粉丝，它是这么的简略。有点像Google Priority Mailbox，很给力，而且在iPhone上作业杰出。它树立了一个批量文件夹，能主动归档群发邮件。那些你不需求亲身阅览的邮件，你永久不会看到它。它很精确，能节约许多的时刻。
我所知道的大部分CEO，在清空收件箱方面都是高功率的能手。试想一下邮政函件是怎样被处理的。你拿起你的信，看一下，然后把它们放下来，拿起来，放下来，然后是一次一次又一次？这简直叫人精力紊乱。可是，咱们大多数人正是这么处理Email的。我观察到的Email忍者会运用三种方法：
①全天候。你的邮箱始终是翻开的，一有邮件进来，你就处理掉。你十分有责任心，但这样的话，遇到那些需求深思熟虑的项目，你会很难会集精力。
②分批处理。你每天会有两到四次来查看Email，并立刻把全部作业都处理掉。
③助理。你有一个全职的或许虚拟的助理，来协助查看你的Email，把真实重要的邮件打上标签，并提示你那些需求当即处理的事项。当然，这样的话你需求树立一个私家的收件箱，不过这能够让你的日子整个面目一新。
假如你没有一个助理，我会主张你运用方法二：分批处理。它能够让你在需求的时分，专心于处理Email，一同其他使命也能够得到应有的注重。频频的切换作业会让你什么都干欠好的。
另一种方法能够进步你处理电子邮件的技能的是，装一套插件。像Asana这类的使命办理器里就有，能够让你把Email从你的使命办理器里移进移出。这是一个快速的方法能够清空收件箱，邮件留下稍后处理。
经历规则：假如你能够在两分钟内回复好或许处理好Email，那你就立刻处理吧。假如处理起来需求超越两分钟，就把它移动到你的使命办理器里，待后续再处理。你这样做时，也会在各种使命和电子邮件间组织好它们的优先次序，不用再花时刻去收件箱里头处理。
我听过一些人说运用Gmail的键盘快捷键能够节约掉30%的时刻。Gmail还供给了一个设置，只需你点击发送，邮件就会主动归档，让你的收件箱每天都干干净净的。
最终，或许也是最有用的便是Text Expander或其他快捷键输入程序。它只需求输入一些设定好的短语，就能够奇特般的填写好一整封电子邮件。
3、办理好你的精力
曾经，均匀每人每天会步行12英里。但现在咱们更多的是坐着。咱们坐的时刻也太长了吧。这太糟糕了，Harvard Business Review研讨发现久坐的损害堪比吸烟。假如你在高科技作业作业，均匀每天会有小时是坐着的。这乃至比你睡觉的时刻还要长。作为人，咱们天然生成是需求运动的。这对咱们的健康是至关重要的，也是咱们坚持功率的来历。这里有三个关于这方面的小诀窍：
①七分钟训练法。这已被科学证明。也是纽约时报提过的。在7分钟里做好12个动作，事实证明它很有用。
②漫步式开会。简直每个人都有1对1的面谈式会议。引荐把这样的会议改为漫步的方法，而不再是固定的坐在一个会议室或咖啡厅里。
③站立式作业桌。现在许多作业室都供给了这样的作业方法。现已被证明站着作业能够下降心脏疾病和癌症的危险，能够进步心情和警觉性。假如你真的喜爱日常运动，能够测验一下跑步机作业桌或许自行车作业桌。
精力的办理不只是身体上的，还应该包含要了解自己的心思节奏。咱们都知道睡觉规则，深知深度睡觉和健康的REM周期的重要性。可是咱们常常忽视了每天都会有的人体节奏。要使用好向上的周期，你得像运动员那样来组织你的日程表。拿出你全天最活络的一到两个小时，花在对你而言最重要的的三件事上。
他们把早上用来做最需求构思的项目评论。研讨标明，大多数人都是在早上最具有立异知道。处理Email然后是站立式的会议，这天最终的作业依旧是处理Email。请注意在这些事项傍边都有组织歇息时刻，这样能够确保在切换到每个使命时都能到达最佳状况。
当你想歇息的时分，你需求的确的歇息一下。去漫步，听舒缓的音乐，做一些跟作业不相关的事。跟你的搭档闲谈下，也能够发现一些他们作业之外的作业。
4、打造履行手册
关于任何你重复过三次以上的作业，请具体写下进程。指定出履行手册，然后交给他人去做，这样他们能够用完全相同的方法去完结它。要做好这个手册，千万不要让人们再来问下一步是什么或许要找谁担任。
这也是Uber敏捷扩张的原因。他们现已开展到超越70个城市，而且占据了商场。他们是怎样做到的？一个履行手册。每到一个城市，他们手上会有一个清单，写满了有必要要做的每一件作业，只需细微的区域性调整。他们现已屡次操练，进行了测验，最终制定好完好的履行手册。所以，现在他们只需求履行就能够了，就像拿钥匙开门那样简略。
“那些成功人士都长于做记载。可是创业公司只是这样做还不行。”
我所见过的扩张得最成功的创业公司，在前期就提出了系统化的共同行动和中心操作，并让此成为一种习气。
5、会议外的收成
有多少次，你和或人进行会议，这个会议对你的公司而言至关重要，但你却找不出方法来增进你和这个人的联系？他或许是你事务开展的合作伙伴，客户或许任何人。会议内容或许不大简略听懂，当你走出会议室，你就把他们说的都忘得差不多了。要给他们留下好形象的时机如同很迷茫。
要打破僵局，您需求了解他们的作业应战。
假如你不知道，就问他们。假定你在一个B2B的环境里，什么是你客户的客户的要求？对此你能帮他们做点什么？
“咱们有多少人能列出咱们的客户那儿，排名前三的作业应战？”
要真实充分使用好会议，有必要在私家和作业之间搭一座桥。不用很深化，能够很简略问一下，最近会不会去哪里休假啊。然后记下他们的答复。在会议之外，创造条件去更深化的知道这个人，加深你们的联系。例如，他喜爱骑自行车，就能够向他引荐一条你知道的很棒的骑车道路。这会发生一个革新性的改动。
6、优化内部会议
创业公司往往要进行许多的会议。太多了。削减一些。最简略的方法便是去掉那些状况报告的会议。你并不需求不断地与团队成员开会，只为了听他们报告项目的发展。让他们写下来。把它放在一个GoogleDoc里，让每个人每周都去读一次好了。
“永久不要在做出决议之前，脱离会议。”
当涉及到决议计划会议，请敏捷做出可逆的决议。大多数决议在创业公司里都是可逆的，但咱们花太多的时刻来考虑。把人聚到一同，有了正确的数据和正确的人，就能够敏捷做出决议。
对全部的决议计划会议都这样做，除非它是真实的不可逆转的决议。那就花更多的时刻，进行更多的对话，把你的参谋和董事会都招集起来。否则的话，决议然后履行就好了。作为创业公司，最大的长处便是敏捷做出改动，由于总共也就这么几个零部件。
7、助理
技能的巨大之处在于能够进步咱们的功率，但它也有局限性。雇佣一个帮手来帮你，无论是作业室里的或长途的，都是值得的。
虚拟帮手和服务，像是Task Rabbit，专心于特定使命，很强壮。可是，他们不能知道你脑袋里的主意，不能代替你做出决议。
所以有或许的话，雇一个全职的助理跟你在一同作业。这对你的协助会超乎你的幻想。（）除了能够依据你的行为形式替你做出一些决议外，他们还能够和谐许多的作业。假如雇一个全职的助理是不或许的话，就测验用个虚拟的吧。有许多廉价的服务，像是Prialto，他们能够帮你处理一大堆的事物。他们能够帮你订货和寄送礼品，还有听写功用，还能一次性组织好屡次会议等等。
听写功用，是不该该被轻视的，由于它能进步功率。我主张你装置一个叫做Voxie的App。你翻开它，只需对着它说，“起草一个给Chris的Email，”然后把内容口述出来就好了，“Chris你好，很快乐在今日早上跟你会面了。谢谢你能拨空参与。”你的虚拟助理能轻松地做下录音记载，而当你翻开你的收件箱，草稿现已在那里了。你需求做的就只是是点击发送。
“会议的后续作业会有极大的影响力，但你多久会做一次？”
现在，你能够在会议完毕的几秒钟内，就起草好后续的Email了。
8、给你的团队一根杠杆
我最近跟一个CEO谈过，他是我知道的最有功率的人，他崇奉“走动式办理”，实践内容就像听起来的那样。他每天就在作业室里转圈，停下来挨个跟他的团队成员说话。他问他们：
什么阻止了你的作业发展？
是否有任何瓶颈或妨碍？我能够帮你做什么吗？
需求什么资源或流程，能够让你的作业发展得更快些？
所以我主张你，去问一下这些问题的答案，并帮你的团队满意他们的需求。假如你期望他们能够快速的完结作业，你首先得自己先快起来。向他们供给所需求的协助，他们才干在时刻内完结作业。响应速度是要害。AwayFind是一个批量处理Email，相应紧迫的要求的东西。当有人给你发送一条高优先级的音讯，你会得到一个正告，而不用坚持收件箱全天候的翻开。
许多时分，你会听到你的职工卡住了。他们会由于布置新功用或与重要人士发送Email而严重不已。他们会为了debug一个小错误而汗流浃背，可是却无视另一个更大的项目现已停滞不前了。当这样的作业阻止了他们行进，你能问的最好的问题便是：假如失利了，本钱是多少？假如两万人里头只需两个人以为这个新功用不行完美，你就不需求花费这么多的时刻。助其化解危险。你作为一个办理者，要这样做才干更好的使用时刻。
80/20规则适用于任何作业。也便是说要把80%的时刻花在真实有用益的作业上面，只需20％花费在小事上。不要过火寻求完美。许多创业公司的职工，尤其是工程师，在一开始总是要求完美。可是，这不是你想要的。你想要的是速度。
假如你把握了这些简略的诀窍，你就能够将那70％的时刻最大极限地运用好。你在会议或许Email上会花更少的时刻。最重要的是，你有时刻去领导你的团队，去鼓舞人心，去搞定生意和改动国际了。
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