起草公文必须符合下列要求：
(一)符合国家法律、法规和规章，符合党和国家的方针、政策和有关规定。如果提出新的政策和规定，它们应该是切实可行的，需要在单独的表格上加以解释。
(二)情况真实，思路清晰，条理分明，条理分明，言简意赅，工整，标点准确，力求简短。
(三)名称、地点、编号和引文准确。时间要写成具体的年、月、日，比如“1994”不能写成“94”。
(四)公文中的数字，在保持同一公文中数字用法一致的前提下，书写时间除汉字外，应使用阿拉伯数字，某些结构层次的序数，修辞语句中用作语素的词、短语、成语、缩略语、图形等。
(5)结构层次序数依次为“一”、“一”、“1”、“1”。
(六)公文中应使用国家法定计量单位。
(七)引用公文，标题应先引用，后加正文号和括号。
(八)用词准确、规范。使用缩写时，首先要使用全称，并注明缩写。
(九)请示性文件应为一条，报告不应含有请示性事项。
公文写作主要有两种方式：一是通过叙述和推理来表明目的。
公文的文体分为三种：上体、下体和平行体。无论哪种方式，公文的正文一般都是从叙述、推理、目的(或结论)三个方面来写的。叙述是讲述事实，推理是推理，目的(或结论)是指要求对方做什么，或者对某一事项所做的结论。目的要用叙述和推理来表明。具体来说：
(一)向上级机关写批示的公文，一般先说明情况，然后提出自己的意见，最后提出要求，请上级机关批准。
(二)写说明性文件，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或上级对下一步工作给予指示。
(3)给同级权威写协商好的公文，往往是先要，再按什么规定，最后求助解决要解决的问题。
(4)向下级机关下发指示性公文，通常是先写条件，再写如何解决，最后提出具体的下级执行措施。
(五)写答复(回复下级要求的公文)，一般根据沟通中需要解决的事项，再写审核意见，最后要求下级落实答复。
通过叙述和推理来表明目的，意味着进行深入的调查，真正掌握情况，进行分析和研究，使理由充分，观点正确。拟议的目的既考虑到实际需要，也考虑到可能性。所以材料一定要真实可靠，论据确凿，推理符合政策方针，有针对性，实事求是。这样公文的目的就清晰具体了。