道歉信是要向对方陈述无法答应的所请所托的原因，对不愿为的事，可声明自己的一贯主张，对不能为的请托，更应陈述理由，说明自己为什么不能为。
道歉信的格式
开头：简单交代对何事进行道歉
正文：解释事情发生的原因，消除误会或矛盾。
结尾：再次表示遗憾和歉意，表明愿意补救的愿望，提出建议或安排。
道歉信模板一
亲爱的_ _ _ _ _ _ _ _，
我真的很抱歉_ _ _ _ _ _ _ _(道歉的原因).
原因是______(介绍原因).再次对由此带来的不便表示歉意.希望你能接受我的道歉，理解我的处境。
你真诚的，
李明
道歉信模板二
亲爱的_ _ _ _ _ _ _ _，
我写这封信是为了向你道歉。
原因是______ .很抱歉我不能及时完成，但我有可能通过以下方式弥补损失吗？如果是这样的话，我会抛开一切去。
我真的希望你能理解我的处境，接受我的道歉。
你真诚的，
李明
道歉信模板三
亲爱的_ _ _ _ _ _ _ _，
令我非常遗憾的是我不能去。主要是因为那个时候我会被完全出乎我意料的事情占据，这和你的有冲突。因此，我被迫调整我的时间表，不能出现在你的面前。真心希望你玩得开心。顺便问一下，我们下周什么时候能一起吃饭吗？我希望不久能见到你。
我真的很抱歉，我相信你会理解的。
你真诚的，
李明