随着社会的发展，人们在工作和生活中的交流越来越频繁，事情越来越复杂，应用文的功能也越来越多。所谓应用文，就是人们为了处理生活、学习、工作中的实际事物而写的一篇文章，具有实用性的特点，形成一种习惯性的格式。
应用文是人类在长期社会实践中形成的一种文体。是人们传递信息、办事、交流感情的工具。一些应用文也作为证据和依据。
【结构】
1.结构的意义
结构是指文章的内部组织和结构，是作者根据主题的需要对材料进行的有机组合和排列，也称为文章的布局。文章的结构有两层含义：一是宏观结构，即文章的整体构思和总体框架；二是微观结构，即文章的层次、段落、开头、结尾、过渡、引用、主次的具体设计。
角色：
(1)使文章条理清晰。“风格”是指体裁。在长期的写作实践中，应用文写作形成了相对固定的结构，也叫程序。
(2)使文章有序。合理安排结构就是按照一定的思路组织零散的材料，使之清晰，成为一个有机的整体。
把文章写出来。通过精心安排结构，可以增加文章的文采，从而增强可读性。
2.安排结构的原则
服从主题的需要。主题是作者写作目的和意图的体现，结构必须服从主题的需要，服务于表达和突出主题。比如如何安排开头和结尾，如何划分层次和段落，如何设置过渡和引用，如何确定轻重缓急和细节等等，都要围绕主题进行。这样文章才能形成内容严谨透彻、形式统一的有机整体。
要正确反映客观事物的发展规律和内在联系。应用文是现实生活和客观事物的反映。客观事物总是有发生、发展、终结的过程，作者对它的理解也遵循一定的规律。这种规律性是文章结构的基本形式。
适应不同风格的要求。不同的风格会导致不同的结构风格和要求。应用文不同于文学作品，不同类型的应用文体结构也存在差异。
3.结构要求
(1)严谨性。意思是文章结构严谨，逻辑性强。要求作者思路清晰，思路严谨，带着主题贯穿全文，无枝无蔓。不同层次的段落应该适当划分，组织良好，紧密联系，上下文流畅，可以自由移动。过渡和呵护要自然，不要刻意雕琢，不要牵强拼凑。
完全对称。意思是文章各部分要充分配置，比例协调，适当细化，完整合理，重点突出，符合格式要求。比如文章一般有开头、主体、结尾三个部分。三个部分的比例要协调，主体要丰富，不能虎头蛇尾，不能太大；在处理平行内容时，要注意细节写法和素描的关系，这样才能保证结构的整体性和对称性，使之浑然一体。
清晰醒目。大部分应用文不要求曲折，而是要求提纲要清晰醒目，让读者抓住要领或者贯彻执行。所以常用来加副标题，段落开头写总结，做分录。这在一些法律文体中最为明显。
4.结构的内容
(1)层次和段落。层次是作者在文章中表达主题的阶段和顺序，是文章内容展开的顺序。层次反映事物的发展阶段，是问题的各个方面，是作者的思维过程。又叫“意节”、“逻辑节”、“章”、“节”等等。段落，又称“自然段落”，是构成文章、表达思想最基本、相对独立的最小单位。段落的形式是层级细分，是文章意义的间歇期或转换，以行为的变化为标志。两者有明显的区别，层次侧重于内容的划分，段落侧重于书面形式的表达。有时候一个段落恰好是一个层次，有时候几个段落代表一个层次或者一个段落有几个层次。有两种排列层次模式：
(1)纵向型，即思想纵向发展的结构模式。具体有两种：时序型和逻辑时序型。前者是根据事物的产生过程、事物或事件的发展过程或时间的顺序来安排层次。需要注意的是，有了这个结构，我们不可能每一个细节都有流水账，但是要抓住事情发展的关键环节。逻辑顺序关系是按照事物固有的逻辑顺序来安排层次结构。这种逻辑关系表现为：现象的本质——，原因——和结果，宏观——和微观，个体-一般等。根据这种关系，结构按顺序排列，环环相扣，递进，这就是逻辑顺序。
(2)横向，即思维横向发展的结构模式。用形式表达，把整体划分成几个相对的层次，相互之间不交织，平等并列。它从不同的方面和角度揭示事物的整体面貌和主题，或者根据空间方位的转换，或者根据材料的不同性质和类型，或者根据问题的不同方面。这种结构在应用文写作中应用广泛，可以用于述职报告、调查报告和总结。
过渡与关怀。过渡是指层次和段落之间的连接和转换，在文章中起着连接作用。回指是指对文章内容的呼应和关照，可以使文章结构细致、完整，也可以突出一些重点内容，突出主题。
一般来说，当内容由总量变为分钟或由总量变为总量时，当意义发生变化时，当表达方式发生变化时，就需要安排过渡。过渡采用段落、句子或单词的形式。如果前后文差距大，转折大，常用过渡段连接。在