下面是范文网小编收集的推行档案工作规范化和标准化的思考8篇(档案工作规范化建设)，供大家参阅。
推行档案工作规范化和标准化的思考1
乡镇财政档案工作规范化建设思考解析论文
摘要：乡镇财政档案管理是财政管理的重要环节，但在管理过程中存在的问题也不断暴露出来，开展乡镇财政档案工作规范化建设迫在眉睫，本文探讨了乡镇财政档案管理规范化建设的必要性，提出了乡镇财政档案管理规范化建设相关建议。
关键词：乡镇；财政档案；规范化；思考
乡镇财政部门是乡镇政府的综合经济管理部门，乡镇财政档案是基层财政工作的真实记录，同时也是全景反映所在地区经济、社会、民生等领域发展历程的重要资源。近年来，随着经济改革深化和社会不断进步，乡镇财政档案管理工作逐渐受到重视，但在管理过程中存在的问题也不断暴露出来，开展乡镇财政档案工作规范化建设迫在眉睫。现笔者结合工作实际，就如何推进乡镇财政档案工作规范化建设，谈谈自己的想法。
一、开展乡镇财政档案工作规范化建设的必要性
1.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政工作整体水平的需要。管理好财政档案可以有效提高乡镇财政部门的整体工作质量，对于促进单位日常工作顺利开展也具有积极意义。主要体现在两个方面：一是可以更好地规范日常财务工作行为，不仅体现在对财政档案工作的记录层面上，还能够对财政工作中所涉及的各类文件进行合理的记录；另一方面，在加强档案管理的过程中，可以督促档案管理人员严格遵守工作规章制度，进而更好地确保财政信息的真实有效，对财政资金的用途和来源内容进行合理有效的监督。2.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政档案信息化水平的需要。目前计算机信息技术在档案管理中的地位越来越高，在计算机信息技术支持下进行档案管理，可以极大地提高乡镇财政档案管理效率。为此，乡镇财政部门应该加强信息化档案管理体系建设，建立稳定的档案管理队伍，提高他们的档案管理水平以及能力。乡镇财政部门可以充分利用现代信息技术进行财政档案管理监督，提高档案管理水平。3.开展乡镇财政档案规范化建设是提升乡镇财政档案开发利用水平的需要。档案是人类在社会实践中形成的原始记录，具有凭证和参考作用。乡镇财政档案管理不仅仅是“保管”，更重要的在于对档案信息的开发利用，将藏身于“深闺”中的`“死档案”变成为我所用，为民所用的“活资源”。通过开展乡镇档案工作规范化建设，提升档案工作的规范化、科学化水平，为高效开发利用档案资源奠定重要基础。
二、乡镇财政档案工作规范化建设面临的主要问题
1.对档案工作重视程度不够，档案意识淡薄。部分基层财政部门对档案工作认识不到位，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”，不能充分保证档案工作所需的人、财、物。有的单位虽然将档案工作列入年度工作计划，也有专人负责，但真正将档案工作作为单位长效工作来抓的却很少。2.档案管理人员业务素质不高，专业能力欠缺。档案管理工作是一项专业性较强的工作，对管理人员的专业素质要求较高。乡镇财政部门档案工作一般由总预算会计负责，其他会计配合，但他们疲于应付日常工作，难以集中精力钻研档案业务，再加上工作岗位变动频繁，造成业务素质普遍不高，直接影响乡镇财政档案工作的稳定性和持续性。3.经费投入不足，档案保管条件落后。由于经费问题难以落实，一些乡镇财政部门档案室的保管条件总体上比较差。库房环境和面积不达标，空调、除湿机、灭火器等设备不齐全、陈旧老化等现象普遍存在，与“八防”要求差距较大。4.档案管理制度不健全，基础业务薄弱。乡镇财政部门虽然建立了档案收集、保管、借阅、利用、保密等一系列档案管理制度，但往往流于形式、执行不严。档案资料收集不全、档案整理不及时不规范、档案借阅不严格履行手续等问题普遍存在。5.档案信息化程度较低，开发利用不足。乡镇财政部门的文书、会计等档案从收集、整理到装订、保管，基本上是手工操作，后期调阅也以手工为主，调阅效率低，档案信息化建设未得到充分重视。另外，在档案管理上存在重保管、轻开发的现象，开发工作更多的是针对文书档案，对财政业务档案利用开发不足，业务档案利用效率较低。
三、加强乡镇财政档案工作规范化建设的建议
要扎实有效地推进乡镇财政档案工作规范化建设，必须着重加强以下五个方面的工作：1.加强宣传，提高财政干部职工的档案意识。领导干部带头学习档案知识，引导干部职工树立档案理念，要从思想上重视，摈弃对档案工作的各种认识误区。不断加大档案宣传力度，通过挂横幅、发放宣传册、举办档案知识竞赛等多种形式，利用电视、网络、专栏等载体宣传档案法律法规和相关知识，进而获得各部门对财政档案工作全方位的支持，提升对财政档案工作的重视度和对财政档案利用的主观能动意识。2.强化学习，提升档案人员的业务素质。财政档案管理人员的素质直接关系到档案工作质量的好坏，为更好的适应新时期档案工作需要，必须坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，加强档案员队伍的培养和培训。一是集中组织学，在自学为主的基础上，举办培训班，宣讲有关档案管理的法律法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识；二是走出去学，组织参加档案工作现场会，取长补短，进一步提高单位档案工作管理水平；三是请进来讲，邀请市档案局专家现场指导或举办讲座，有针对性地改进档案管理工作，提高档案管理人员素质。3.强化硬件建设，改善档案保管环境。环境建设和现代化设施水平是评价档案规范化建设水平的一个重要方面，也是提高工作效能的重要保障。乡镇财政部门要积极创造条件，加大资金投入，着力解决档案工作环境差、设施水平低的突出问题，按标准按要求建设好规范化的档案室，购置合格档案柜，落实通风、采光、防盗、防虫、防潮、防火等保护措施，不断夯实档案规范化建设的物质基础。4.建章立制，规范乡镇财政档案管理。档案管理制度是提升档案工作规范化建设的重要途径和可靠保证。乡镇财政部门要根据《档案法》、《江苏省档案管理条例》等法律法规，结合乡镇财政档案工作实际情况，建立系统有序的管理制度。既要建立健全确保档案集中统一管理的行之有效的工作制度，又要建立完善档案收集、整理、保管、开发利用等档案工作业务制度，以制度管人，用制度管档，按规矩办事，使档案管理工作真正做到有章可循、有规可依、有据可查。5.加快信息化进程，提升档案服务水平。乡镇财政部门要大力推进档案信息化建设，使之与新时期财政工作同步协调。通过纸质档案数字化加工，逐步建立电子档案数据库。档案数量巨大者，可优先对保管期限为永久、长期、30年的文书档案进行扫描加工，不断扩大电子档案存量，促进财政档案管理工作的信息化和科学化。在此基础上强化档案利用服务，从编制检索工具、撰写编研材料、转变服务方式等方面入手，不断拓展服务领域，创新工作机制，优化服务方式，充分发挥档案的利用价值。乡镇财政档案管理工作任重而道远，基层财政部门和档案工作者必须认清责任，踏实工作，积极探索，才能科学有效地管理好基层财政档案，为地方经济和社会发展作出贡献。
推行档案工作规范化和标准化的思考2
摘要：“管理规范化、操作标准化”是企业管理水平的根本体现。
本文对企业推行“管理规范化、操作标准化”的必要性进行了分析，提出了通过大力推进“两化”工作，可以有效提升员工对“两化”的执行力，最终能够提升员工队伍素质，提升企业的品牌形象，提升企业精细化管理水平。
推行档案工作规范化和标准化的思考3
一、档案基本情况
（一）组织管理情况
一是成立了以分管办公室工作的副主任为组长，办公室主任为副组长，办公室及相关股室负责人为成员的档案工作领导小组，确定了一名兼职综合档案管理人员。二是完善了档案工作制度，制定了档案工作年度计划，将档案工作列入了领导议事日程，并将档案工作纳入有关人员年度目标考核内容，加大经费投入，保障档案工作经费逐年增加。三是加强档案业务培训，近年来我社派人多次参加省、市、区档案部门举办的业务培训，还多次邀请区档案局业务人员到我社机关对档案工作进行现场指导，为机关档案工作的规范化、标准化管理打下了坚实基础。
（二）设施设备情况
我社机关按照《机关档案业务建设规范》要求，设置了一间约16平方米的综合档案室，购置了档案柜、电脑、复印机、灭火器等档案设施设备，档案库房基本达到“八防”要求。
（三）业务建设情况
一是我社机关根据《机关档案工作条例》、《机关档案工作业务建设规范》及《国家档案局8号令》要求，结合我社机关档案工作实际，分别制定了《档案室管理制度》、《档案管理规范》等制度和《档案分类方案》、《机关文件归档范围》及《文书档案保管期限表》。二是对20xx年前形成的'文书档案按照《文书档案案卷格式》标准进行立卷整理归档；对20xx年以来形成的文书档案按照《归档文件整理规则》标准进行整理归档，并对其它门类和载体档案分别按照各门类档案规范要求进行整理归档，截至20xx年末，共形成档案211卷。
（四）档案信息化建设情况
我社机关在加强纸质档案管理的'同时，加快推进档案信息化建设，配备专用电脑，使用档案部门统一规范的档案管理软件，对20xx-形成的档案建立了目录数据库。
（五）档案开发利用情况
一是我机关积极完善档案利用制度，分别建立了档案查、借阅、利用效果等登记簿。二是编制文书档案《案卷目录》1本，《归档文件目录》31本等检索工具，为安全保管和快捷准确提供档案资料发挥了重要作用。
二、存在的问题
按照《省档案工作规范化管理办法》的要求，我社档案工作还存在以下方面的不足：一是《档案法》等法律法规的学习、宣传不够，干部职工的档案意识需要进一步加强；二是档案管理现代化水平还有一定差距，档案人员运用现代化手段管理档案的技能有待进一步提高。三是编研工作需进一步加强。
三、改进措施
一是要严格按照《省档案工作规范化管理办法》要求，加强对档案法律、法规的学习，不断提高干部职工档案意识和档案法制观念；二是要加强档案管理人员的业务培训，特别是加强计算机管理档案知识的学习，不断提高现代化管理档案水平。三是加快推进数字档案室建设，充分运用现代技术管理档案、查阅利用档案，确保档案检阅利用精准快速和实体档案安全。
推行档案工作规范化和标准化的思考4
妇幼保健机构档案信息系统规范化建设的思考
科学、规范地开展妇幼保健档案信息系统规范化建设,一方面使最新的卫生信息标准和技术规范研究成果得到尽早的实践应用,并在应用中及时发现不足、指导改进完善和更大范围推广;另一方面将项目单位在档案信息系统规范化建设与管理方面获得的'宝贵经验和教训,及时总结和广泛交流,发挥“以点带面”的示范带头作用.示范项目将随着医疗卫生体制改革发展以及卫生档案信息标准和业务规范的不断完善和拓展要求,分阶段、分步骤、长期开展.
作 者：黄春华 ?作者单位：尼勒克县妇幼保健站,新疆,尼勒克,835700?刊 名：中共伊犁州委党校学报?英文刊名：JOURNAL OF YILI PREFECTURE COMMUNIST PARTY INSTITUTE?年，卷(期)：?“”(4)?分类号：G27?关键词：妇幼保健机构 ??档案信息资源 ??规范化建设 ?推行档案工作规范化和标准化的思考5
加强工程质量检测工作的规范化和标准化建设
检测工作的规范化、标准化建设是规范检测市场，促进检测机构提高检测能力的有效手段，根据我省实际情况，工程质量检测工作的规范化和标准化建设的重点是：
(一)全面推广使用检测管理软件，逐步实现全省工程质量检测管理信息化。
近几年，我厅在全省检测机构中推广使用检测管理软件，较好地促进了标准、规范在检测工作中的贯彻执行，提高了检测机构的管理水平。但是，目前仍有部分检测机构没有使用检测管理软件，应积极创造条件，在今年年底前全省所有检测机构均应使用经鉴定合格的管理软件，以提高我省检测工作的整体水平。
我厅将结合全省工程质量监督管理信息系统的建设，在全省实施检测信息联网工作,以更好地监督、检查、管理全省检测工作，
有条件的地区，建设行政主管部门、质量监督机构可以根据实际情况实施检测数据联网工作，网上公布检测信息，对检测机构加强社会监督。
(二)全面推广检测数据自动采集系统。
检测数据自动采集是工程质量检测管理信息化、规范化的必然要求，也是防止检测数据弄虚作假的主要手段。近年来，“两块”检测数据自动采集已在大部分检测机构推行，部分地区检测机构已在检测项目中全面使用检测数据自动采集系统，并取得了明显的成效。今年年底前，全省所有检测机构均必须采用“两块”检测数据自动采集系统，并与检测管理软件联网，实现检测数据自动采集、自动传送、自动统计、查询和打印。底，要在所有能实现的检测项目中，全面采用检测数据自动采集系统。
要加强对检测数据自动采集系统的研制、鉴定工作，未经鉴定的系统软件不得投入使用。各检测机构应加强对自动采集系统的使用和管理，确保其安全可靠。
(三)统一全省工程质量检测工作有关表式等文档。
随着工程质量检测有关规范、标准的变化，检测项目及参数的增加，我省工程质量检测工作有关表式等文档已不能适应要求。从今年下半年开始，我厅将组织有关单位和人员对全省工程质量检测工作有关表式等文档进行统一，明年上半年完成此项工作。
推行档案工作规范化和标准化的思考6
加强档案现代化管理促进其规范化与标准化的开展
档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的作为原始记录保存起来以备参考的`文字、图标、声像等不同形式的历史记录.在我国改革开放和社会注意发展过程中,档案的利用率明显提高,并在政治工作、经济工作中发挥重要的基础作用.随着科学科技的不断发展,计算机应用的日益普及和电子文件的大量涌现,档案的现代化管理问题亟待解决.
作 者：苏斐 ?作者单位：黑河市结核病防治所,黑龙江,黑河,164300?刊 名：黑龙江史志?英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI?年，卷(期)：2009?“”(7)?分类号：G27?关键词：?推行档案工作规范化和标准化的思考7
企业要适应结构调整、转型升级发展的新要求，对各项管理进行提档升级是关键要素之一。
“管理规范化、操作标准化”(以下简称“两化”)是一个企业管理水平的根本体现，而在全体员工中推行“两化”工作是提升企业精细化管理水平的有效途径，对于推动员工规范化管理、标准化操作良好习惯的养成、提升员工队伍的素质、提升企业的品牌形象，具有不可替代的重要作用。
一、企业推行“两化”工作的必要性分析
(一)推行“两化”工作是适应企业结构调整的需要
企业在产业升级、结构调整进程中，淘汰了能耗高、污染重的工艺装备，取而代之的是节能、环保、高效的新工艺装备。
工艺新型化、装备大型化、制约自动化，对员工的管理行为和操作技能的要求越来越高，工艺装备升级带来的新变化，需要广大员工尽快适应、尽快掌握、尽快颠覆传统的管理行为和操作习惯。
然而在现实中，虽然企业工艺装备升级换代了，但一些员工的管理习惯、操作技能并没有随之升级，他们仍习惯于执行旧的标准。
这种情况下，他们的行为和能力是不能满足企业结构调整需要的，导致企业新上的工艺技术并不能发挥出新效益。
因此，迫切需要推进“两化”工作，纠正旧的习惯，养成新的习惯，才能适应企业结构调整需要。
(二)推行“两化”工作是企业管理提升的需要
“管理规范化、操作标准化”是实现员工队伍素质全面提升、基础管理全面加强、改革创效能力全面增强的重要保证，是推动企业精细化管理不断跃上新台阶的基石。
如果一个企业设备操作事故、产品质量事故、安全生产事故、人身伤害事故等各类事故频发，那么这个企业的管理基础肯定很薄弱，管理执行力肯定不强。
企业无论发生什么事故，在这些事故的背后都有一个共同的理由：那就是员工不适应、不胜任、不满足岗位要求，表现为员工规范化管理的意识淡薄，标准化操作的能力不足，有的甚至不知道新标准、不懂得新规范，这都是导致事故的'根本理由。
因此，迫切需要推进“两化”工作，让员工知道按什么规范来管理，按什么标准来操作，才能确保产品质量稳定、生产安全顺行，才能提升企业精细化管理水平。
(三)推行“两化”工作是企业优化人力资源的需要
企业结构的调整必定要淘汰一些落后的工艺装备，相对应的人力资源也需要进行结构调整和优化，全工序、全流程岗位的撤销撤并，导致一批员工离开原来的岗位，转岗成为新岗位上的“新员工”，他们要从事新的管理和新的操作。
另一方面，适应工艺装备升级需要，企业对员工的岗位工作(作业)标准进行了修订，一些岗位上产生了“新标准”。
针对转岗的“新员工”和产生的“新标准”，迫切需要推进“两化”工作，尽快让“新员工”会执行“新规范”，能掌握“新标准”，才能为企业优化人力资源结构提供坚实的保证。
二、企业推行“两化”工作的具体实践
(一)对员工 “两化”目前状况进行摸底
1.摸底考试的组织实施。
对员工分专业、分工种进行“两化”水平摸底，有利于了解员工掌握“两化”要求的实际能力和真实水平。
摸底考试分应知考试和应会考试两部分，分别考查员工对岗位上的基础知识和管理(操作)技能熟练的程度。
实践中，通用性专业、工种的摸底考试由企业培训鉴定中心统一实施，其他小专业、工种的摸底考试由专业单位、专业部门均衡安排，经培训鉴定中心统筹后再组织实施。
2.成绩分档和结果运用。
“两化”摸底考试应知和应会成绩均实行百分制，综合成绩=应知×40%+应会×60%。
将综合成绩分ABCD四档，其中A档≥90分，75分≤B档<90分，60分≤C档<75分，D档<60分。
对成绩A档的员工，由企业管理部、人力资源部共同颁发“两化上岗合格证”，可不参加下一阶段的“两化”轮训及验收。
对成绩B档和C档的员工，必须参加下一阶段的“两化”轮训及验收。
对成绩D档的员工，给予一次补考机会，补考成绩在60分以上的，才能有资格进入下一阶段的轮训，补考成绩在60分以下的员工，由所在单位给予经济考核，并在单位进行待岗学习，直至取得参加下一阶段轮训的资格。
3.对员工“两化”执行力进行评价。
企业人力资源部对员工“两化”摸底考试试卷进行知识点综合分析，分别找出各专业、工种存在的薄弱点。
在此基础上，通过下发《“两化”调查问卷》，还通过与企业高管、技术骨干及一般员工座谈访谈等形式，共同分析员工执行“两化”的实际状态与企业要求的差距，结合员工的岗位工作(作业)标准、作业指导书等文件，实事求是对员工“两化”执行力评价，为下一阶段开展有针对性的轮训打下坚实基础。
(二)分专业、分工种开展“两化”轮训
1.明确“3W”轮训原则。
制定“两化”工作轮训方案和实施流程，确定“3W” 原则，即：参加对象(Whom)——管理和操作岗位的全体员工及外用工，确保100%参加;内容(What)——以本岗位的基本职责、基础知识、基本技能、基本要求为主，重点是管理制度、管理流程、操作标准、工艺纪律、应急预案及处理;组织实施者(Who)——企业管理部、人力资源部负责督促指导检查，生产技术、安全环保、设备财务等专业管理部门负责本专业管理内容的审核把关。
企业培训鉴定中心负责结合前期分析的薄弱点、差距点，制定针对性实施方案，并对“两化”水平摸底成绩B档的员工，进行“缺什么、补什么”的“补课式”轮训，对成绩C档、D档的员工，进行全方位“回炉式”轮训。
2.灌输应知知识。
开展“讲业务课”活动，组织单位、部门领导、管理和技术专家、科室和车间负责人等骨干，采取分片承包、蹲点挂钩、班前班后会等形式，与员工面对面讲业务课。
其中，“两化”管理课，重点讲解岗位职责、制度流程、“两化”要求、应急预案等内容;技术质量课，重点讲解工艺纪律、质量制约、产品缺陷及废品损失等内容;生产设备课，重点讲解生产组织、设备规程、设备操作及点检、故障处理等内容;安全环保课，重点讲解安全规程、事故案例、违章行为及防范技能等内容;成本制约课，重点讲解成本构成、效益测算、成本核算、成本制约等内容。
3.训练应会技能。
采取员工喜闻乐见的方式，把轮训的课堂搬到现场、搬到一线、搬到岗位，严格规定动作，杜绝自选动作。
形式上采取“四个一”方式，即：每日一题、每周一讲、每月一练、每季一考;采取“三问答”方式，即：点将问答、一问一答、你问我答;采取“三示范”方式，即：现场演示、标准示范、案例演练;采取“一带一”方式，组织“两化”摸底成绩A档的员工担任授课教师，与其他员工结“传帮带”对子。
三、组织“两化”执行力验收
1.编制“两化”执行力验收题库。
抽调管理和技术骨干及鉴定考评员，组成编制专家组，分专业、工种编制应知和应会考试验收题库。
每个专业、工种题库由判断题150题、单项选择题150题、多项选择题100题、综合能力(案例分析)考查题100题组成。
题库编制完成后，输入计算机自动考试系统。
2.分期分批进行“两化”执行力验收。
从主体单位、关键部门开始，分专业、工种进行“两化”执行力验收，再逐步向辅助单位、其他部门铺开。
对通用性以及员工人数较多的专业、工种，验收考试由培训鉴定中心集中组织，考试地点集中在培训鉴定中心;对人数较少的专业、工种，验收考试由培训鉴定中心指导各单位、部门组织，考试地点在本单位、部门。
“两化”验收实行无纸化考试模式，自动考试系统生成试卷，组织员工在电脑上进行答题，当场宣布成绩。
3.验收结果的运用。
将员工“两化”执行力验收的综合成绩分成ABCD四档，分档模式与摸底考试一致。
采取正激励与负激励相结合的方式，与员工的岗位收入、薪酬待遇挂钩。
成绩在A档的员工，由所在单位给予300～500元一次性奖励。
成绩在C及以上档次的员工，由企业管理部和人力资源部共同颁发“两化上岗合格证”，并按月核发“两化”激励奖100元/人。
将成绩在D档的员工，列为不胜任岗位员工，自成绩下发之日起，取消 “两化”月度激励奖和年度绩效目标奖，所在单位组织其再学习，经验收合格后，才能安排正式上岗，并恢复待遇。
通过“两化”执行力验收结果的充分运用，有效激发了员工投身“两化”工作的积极性、主动性，保证了工作效果。
四、推行“两化”的初步效果
(一)遏制了各类事故，提升了企业精细化管理水平
“管理规范化、操作标准化”是实现安全文明生产、提升基础管理的有效途径。
通过推行“两化”工作，员工在上岗之前就熟知了所在岗位的基本要求，一招一式都按规范来，举手投足都按标准做，有效杜绝了不良管理习惯和操作行为，大幅度降低了安全生产、人身设备等事故的发生，提升了企业精细化管理水平。
企业连续多年被评为“全国安康杯竞赛优胜单位”和省级“安全生产红旗单位”。
(二)改善了产品质量，提升了企业品牌形象
通过推行“两化”工作，员工在熟练掌握了本岗位的管理职责、作业标准、工艺纪律、作业程序基础上，可以不断优化管理流程和操作策略，把复杂的作业程序简单化，把简单的作业程序持续化，使管理和操作都做到了稳定、持续、高效，实现了“一人做到、人人做到，一班做到、班班做到，一天做到、天天做到”，规范化的管理和标准化的操作，有效保证了企业产品质量的稳定。
企业主导产品连续多年被评为省级名牌产品、行业实物质量“金杯奖”、国家“免检产品”。
(三)稳定了管理和操作，提升了员工队伍素质
推行“两化”工作后，广大员工中形成了“学规范、知规程、用标准”的良好氛围，员工对执行“两化”要求的认识更加明确，自觉按“两化”执行的意识和能力逐步增强，综合素质和能力得到了进一步提升，较好胜任了岗位要求，也因此涌现出了一批岗位精英。
近几年，先后有600余名员工取得了管理专家、技术专家、首席技师以及技师和高级技师资格，10名多员工荣获“全国技术能手”、“全省技术能手”、“行业技术能手”荣誉称号，企业先后荣获“全国职工教育培训示范点”、“中国钢铁行业教育培训先进单位”等荣誉称号，提升了企业的地位和形象。
参考文献：
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推行档案工作规范化和标准化的思考8
如何推行档案工作规范化标准化的论文
本文以文件生命周期 理论 为线索对文档一体化和文件中心进行 分析 指出了在我国进行文档一体化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同时用文件生命周期理论对二者进行比较进而指出文件中心是文档一体化之下当文件运动到暂时保存阶段时 研究 其保管方式、存放地址时的一种有益补充它不能也决不是实现文档一体化的一种具体模式、 方法 。文档一体化是必由之路文件中心应在文档一体化的思路指导下建设。
一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性
所谓文档一体化就是将 目前 档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。
文件生命周期理论告诉我们文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程这一过程可分为若干阶段由于各阶段有其不同的价值、作用和特点各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是国内学者陈兆??的四阶段划分法将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。
文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段揉合起来这种揉合是符合文件运动的特点的这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。
依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所其中暂时保存阶段文件尤为特殊这一阶段的文件要经受时间的考验有的可能没有价值可以销毁有的一段时间内有价值然后再销毁有的具有永久保存价值将来还需要进馆保存因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、 内容 是一致的。
文档一体化和建立文件中心具有理论依据在理论上是成立的在实践中是否切实可行是否确有必要呢?回答是肯定的。
文档分离带来大量的弊端造成大量失控的具有重要价值的账外文件档案部门由此馆藏质量降低进而导致不能很好的发挥 参考 服务作用导致档案部门信息服务功能降低也导致了档案部门地位的`降低。
随着我国高新技术的 发展 文件档案的 计算 机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎这种思想主要来源于为解决文档分离使 电子 ?时代 档案工作从根本上动摇而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。
最早产生于美国并在国外许多国家广泛流行的文件中心是否适合我国国情、能否在我国建立和推广至今在学术界仍未取得完全一致的认识。我国档案工作在集中统一管理原则指导下在全国范围建立了各级各类档案室、档案馆和档案事业管理机构构成一个严密完整的组织体系文件也经历着从现行文件阶段到机关档案室阶段再到档案馆档案阶段的生命运动过程也存在着类似文件中心的管理中间性过渡性半现行文件的机关档案室。然而笔者认为这并不排斥文件中心在我国建立推广只要注意文件中心的适用范围后文将详述它可以成为我国档案管理机构的有益补充。从目前试点的模式来看文件中心在我国是可行的而且是必要的，文件中心能改变中小机关档案工作薄弱的现状。
档案工作规范化、标准化是实现档案管理 现代 化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。
二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提
公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也 影响 日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的 问题 。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施 应用 。
三、实施“以我为主”的立卷归档原则是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在 内容 、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体 分析 ，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
四、提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷 方法 问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。